Häufig wird in Kommunalverwaltungen von Projekten gesprochen. Fast genauso häufig handelt es sich aber eher um Arbeitsprozesse und nicht um Projekte nach der Definition. Nimmt man diese als Grundlage, so sind Projekte klar und eindeutige zeitlich definiert. Das macht auch die SMART(E)-Zielformulierung deutlich, die Grundlage für eine erfolgreiche Projektumsetzung ist.
Zunächst möchte ich darauf eingehen, was sich hinter dem Wort SMART verbirgt und was es mit einem erfolgreichen Projekt zu tun hat. Denn es bildet die Grundlage, die Zieldefinierung eines Projektes. Dieses sollte immer Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert sein. Diese Zielformulierung ist Grundlage oder Fundament für ein erfolgreiches Projekt. Und die deutliche Unterscheidung zu einer Arbeitsgruppe oder einem Prozess, welche häufig nicht zeitlich begrenzt sind.
Haben wir mit der Zieldefinition das Fundament für ein erfolgreiches Projekt gelegt, so ist dieses immer mit dem Projektauftraggeber abgestimmt. Bestenfalls auch schriftlich fixiert. Auf Basis der Zieldefinition wird ein Projektstrukturplan erarbeitet. Dieser enthält voneinander abgetrennte Arbeitsprozesse, die jeder für sich abgearbeitet werden können. Dieser Projektstrukturplan mit seinen Arbeitsprozessen ist die tragenden Säulen des Projektes. Daran kann sich das Projektteam orientieren. Innerhalb des Projektstrukturplans sollten Meilensteine definiert sein. Diese beschreiben, was innerhalb des Projektes bis wann und durch wen erledigt werden soll. Durch diese Meilensteine kann der Fortschritt des Projektes jederzeit verfolgt werden und möglicherweise zeitkritische Situationen sofort erkannt werden.
Wichtig in einem Prozess ist auch immer wieder eine Schlüsselpersonenanalyse. Wer interessiert sich in welcher Form für das Projekt und wer ist durch das Projekt betroffen. Durch diese Analyse kann auf mögliche Kritik aber auch auf Unterstützung für das Projekt reagiert werden. Ebenso sollte das Projektteam aus verschiedenen Bereichen der Verwaltung mit unterschiedlichen Fähigkeiten zusammengesetzt sein. Idealerweise werden die Projektteammitglieder, zumindest zeitweise, dem Projektleiter in der Mitarbeiterverantwortung zugeordnet. Wichtig ist auch, dass das Projektteam die notwendige Arbeitszeit für die erfolgreiche Projektarbeit bekommt.
Dem Projektleiter kommt neben der Aufgabe der Projektorganisation auch die Betreuung des Projektteams und die Kommunikation zu allen Projektbeteiligten zu. Er sollte dem Projektauftraggeber regelmäßig über den Fortgang sowie mögliche Erfolge und Herausforderungen berichten. Dabei kann auch eine Überarbeitung der Zieldefinition wichtig sein.
Häufig scheitern Projekte in der Kommunalverwaltung an der Arbeitszeit des Projektteams. Ein erfolgreiches Projekt kann nicht „nebenbei“ umgesetzt werden. Dafür muss Zeit freigehalten werden. Weitere Herausforderung ist die fachliche und personalverantwortliche Zuordnung der Projektteammitglieder. Für die Zeit des Projektes – und wenn es einige Stunden in der Woche sind- sollte der Projektleiter die Verantwortung haben.
Werden diese wichtigen Grundregeln eingehalten, so ist die Projektarbeit ein Erfolgsmodell für Kommunalverwaltungen. Eine gute Projektarbeit kann auch hybrid oder digital gestaltet werden. Überhaupt ist der Einsatz möglichst vieler, kreativer Ansätze erfolgsversprechend. Ein Ausprobieren – vielleicht auch mit Unterstützung von außen – lohnt sich. Ein Scheitern gibt es nicht, Rückschläge dienen zum Lernen für das nächste Projekt.
Der Artikel ist in der Bayerischen Gemeindezeitung Ausgabe 3/2022 erschienen.